Hoe worden omwonenden en reguliere bezoekers vooraf geļnformeerd?
Bepaal tezamen met de terreinbeheerder of de gebruikelijke toegangsregels voor reguliere bezoekers moeten worden aangepast, bijvoorbeeld (gedeeltelijke) afsluiting van bepaalde gebieden.
Informeer de omwonenden en reguliere bezoekers minimaal 1 week van te voren over het evenement om overlast, irritatie en gevaarlijke situaties tot een minimum te beperken. Zorg er voor dat er een contactpersoon is waar mensen met klachten en vragen zich tot kunnen richten.
Infomeren kan door: Probeer in ieder geval aan te geven om wat voor soort evenement het gaat, wanneer en hoe laat het evenement plaats vindt en eventuele aanpassingen op de gebruikelijke toegangsregels voor andere bezoekers.
Download hier een voorbeeld van een brief die gebruikt kan worden om omwonenden te informeren.
Download hier een voorbeeld van een bord dat gebruikt kan worden om (reguliere) bezoekers van het gebied over het evenement in te lichten.

Probeer zoveel mogelijk drukke gebiedsdelen en tijdstippen te vermijden.
Zorg dat bij kruisingen met drukke openbare wegen verkeersregelaars komen te staan om het overige publiek te waarschuwen en ongelukken te voorkomen.
Tijdens een evenement kunnen verkeersregelaars worden ingezet. Dit zijn personen die eenvoudige verkeersregelende taken overnemen om de politie te ontlasten. Verkeersregelaars kunnen na plaatselijke instructie door de lokale politie als zodanig worden opgeleid / ingezet. Ze mogen hun taak alleen uitvoeren onder direct toezicht van de politie, tenzij met de lokale politie andere afspraken zijn gemaakt. De verplichte kleding van de verkeersregelaars is de verantwoording van de organisatie van het evenement. Neem voor meer informatie contact op met Stichting Verkeersregelaars.
Naast verkeersregelaars maken veel organisaties gebruik van evenementbegeleiders voor verschillende (vrijwilligers)taken. Een evenementbegeleider heeft in tegenstelling tot een verkeersregelaar geen enkele bevoegdheid, maar kan bijvoorbeeld als parkeerhulp worden ingezet. Evenementbegeleiders mogen nooit verkeersregelende taken van de politie overnemen, dit is de taak van verkeersregelaars. Gebeurt dit wel dan kan de evenementregelaar bij incidenten aansprakelijk gesteld worden.

Attendeer deelnemers en bezoekers over gevaarlijke situaties, bijvoorbeeld door waarschuwingsborden te plaatsen.
Gebruik waarschuwingsborden niet overmatig, want dit zwakt het signaal af dat de borden afgeven.
Download hier voorbeelden van effectieve borden.