Hoe worden omwonenden en reguliere bezoekers vooraf geïnformeerd?
Bepaal tezamen met de terreinbeheerder of de gebruikelijke toegangsregels
voor reguliere bezoekers moeten worden aangepast, bijvoorbeeld
(gedeeltelijke) afsluiting van bepaalde gebieden.
Informeer de omwonenden en reguliere bezoekers minimaal 1 week van te voren
over het evenement om overlast, irritatie en gevaarlijke situaties tot een
minimum te beperken. Zorg er voor dat er een contactpersoon is waar mensen
met klachten en vragen zich tot kunnen richten.
Infomeren kan door:
- een brief bij omwonenden te bezorgen
- een persbericht uit te sturen naar regionale kranten of direct contact op te nemen met een journalist
- aankondigingen in het terrein op te hangen, bij voorkeur bij alle bestaande toegangsborden. Dit kunnen bijvoorbeeld
gesealde A4tjes zijn die opgehangen worden op alle toegangsborden (‘opengesteld’ borden).
Probeer in ieder geval aan te geven om wat voor soort evenement het gaat, wanneer en hoe laat het evenement plaats vindt
en eventuele aanpassingen op de gebruikelijke toegangsregels voor andere bezoekers.
Download hier een voorbeeld van een brief die gebruikt kan worden om omwonenden te informeren.
Download hier een voorbeeld van een bord dat gebruikt kan worden om (reguliere) bezoekers van het gebied over het evenement in te lichten.
Probeer zoveel mogelijk drukke gebiedsdelen en tijdstippen te vermijden.
Zorg dat bij kruisingen met drukke openbare wegen verkeersregelaars komen te
staan om het overige publiek te waarschuwen en ongelukken te voorkomen.
Tijdens een evenement kunnen verkeersregelaars worden ingezet. Dit zijn
personen die eenvoudige verkeersregelende taken overnemen om de politie te
ontlasten. Verkeersregelaars kunnen na plaatselijke instructie door de
lokale politie als zodanig worden opgeleid / ingezet. Ze mogen hun taak
alleen uitvoeren onder direct toezicht van de politie, tenzij met de lokale
politie andere afspraken zijn gemaakt. De verplichte kleding van de
verkeersregelaars is de verantwoording van de organisatie van het evenement.
Neem voor meer informatie contact op met
Stichting Verkeersregelaars.
Naast verkeersregelaars maken veel organisaties gebruik van
evenementbegeleiders voor verschillende (vrijwilligers)taken. Een
evenementbegeleider heeft in tegenstelling tot een verkeersregelaar geen
enkele bevoegdheid, maar kan bijvoorbeeld als parkeerhulp worden ingezet.
Evenementbegeleiders mogen nooit verkeersregelende taken van de politie
overnemen, dit is de taak van verkeersregelaars. Gebeurt dit wel dan kan de
evenementregelaar bij incidenten aansprakelijk gesteld worden.
Attendeer deelnemers en bezoekers over gevaarlijke situaties, bijvoorbeeld
door waarschuwingsborden te plaatsen.
Gebruik waarschuwingsborden niet overmatig, want dit zwakt het signaal af
dat de borden afgeven.
Download hier voorbeelden van effectieve borden.